BPM Pełnomocnictwa

Zarządzanie organizacją to złożony proces, wymagający podejmowania wielu decyzji. Każda średnia i duża organizacja napotyka na problemy związane z właściwą reprezentacją przy różnych czynnościach realizowanych w ramach działalności operacyjnej. W takich przypadkach pomaga nam BPM Pełnomocnictwa.

Moduł ułatwia zarządzanie pełnomocnictwami, począwszy od momentu wnioskowania, ich udzielenia, a kończąc na wygaszeniu lub odwołaniu. W powiązaniu z automatyzacją procesów związanych z cyklem życia pełnomocnictwa otrzymujemy narzędzie, które usprawni funkcjonowanie każdej organizacji.

BPM Pelnomocnictwo
Udzielanie pełnomocnictw

Moduł umożliwia rejestrację, akceptację oraz przygotowanie i zatwierdzenie pełnomocnictw. Udzielane pełnomocnictwo:

  • może dotyczyć pracownika(-ów) lub podmiotów zewnętrznych,
  • może być łączne / samodzielne
  • obowiązywać do konkretnej daty i/lub być zależne/niezależne od stanowiska

Zgłoszony wniosek procedowany jest w ramach procesu workflow.

Na podstawie wprowadzonych danych, system automatycznie numeruje i generuje, na podstawie zdefiniowanego szablonu, dokument pełnomocnictwa (w formacie Word) i uzupełnia wpisy w rejestrze pełnomocnictw.

Odwoływanie pełnomocnictw

Odwołanie realizowane jest przez upoważnionych użytkowników.

Podobnie jak w przypadku udzielenia, system automatycznie generuje dokument odwołania, aktualizuje rejestr pełnomocnictw i wprowadza odpowiednie wpisy do rejestru odwołania.

Wygaszanie pełnomocnictw

Pełnomocnictwa wygaszane są automatycznie w momencie:

  • przekroczenia daty obowiązywania
  • zmiany w strukturze organizacyjnej – w przypadku pełnomocnictw zależnych od stanowiska

W ramach procesu generowane są dokumenty wygaszenia (w formacie Word), a umocowani powiadamiani są drogą mailową.

Dodatkowo uprawnieni użytkownicy mogą wygaszać pełnomocnictwa w dowolnym momencie.

Dodatkowe funkcje

Moduł zapewnia:

  • numerowanie wszystkich dokumentów: wniosków, pełnomocnictw, wniosków o odwoływanie używanych w module
  • automatyczne nadawanie uprawnień do udzielonych pełnomocnictw
  • powiadamianie drogą mailową użytkowników o zadaniach do zrealizowania, statusie pełnomocnictw
  • możliwość skierowania wniosków do opiniowania
  • rejestry prezentujące dane w formie tabelarycznej z możliwością wyszukiwania / filtrowania i eksportu danych
  • rozbudowaną konfigurację:
    • możliwość określenia odpowiedzialnych za przygotowanie i zarządzanie pełnomocnictwami, administratorów modułu itp.
    • możliwość zarządzania uprawnieniami do pełnomocnictw
    • możliwość dostosowania szablonów pełnomocnictwa / odwołania i wygaszenia dla poszczególnych rodzajów pełnomocnictw
    • import pełnomocnictw – możliwość zasilenia modułu udzielonymi pełnomocnictwami
Korzyści
  • Pełna automatyzacja procesów udzielania / odwoływania / wygaszania pełnomocnictw
  • Szybki dostęp do informacji o pełnomocnictwach i ich statusie – przejrzyste rejestry z opcją wyszukiwania
  • Automatyczne generowanie dokumentów udzielenia / odwołania pełnomocnictw
  • Raportowanie o wygaszonych pełnomocnictwach
  • Wysoki poziom ładu wewnętrznego
Chcesz zobaczyć system w akcji?
Skontaktuj się z nami arrow

Warning: Illegal string offset 'url' in /home/users/blueen03/public_html/grupablue.pl/wp-content/themes/storefront-child/template-parts/product_groups/case_study.php on line 22

Przedsiębiorstwo wieloodziałowe

Kilka tysięcy pełnomocnictw, utrudniony nadzór, czynności wykonywane bez ważnego pełnomocnictwa. W systemie BPM Wnioskujący uruchamia proces udzielania pełnomocnictw. Wprowadza niezbędne informacje: pełnomocników, zakres i rodzaj pełnomocnictwa, itd. Następnie przekazuje wniosek do akceptacji. Przełożony Wnioskującego otrzymuje informacje o nowym zadaniu w systemie BPM – „Zaakceptować wniosek”. Po zapoznaniu się z wnioskiem, przełożony akceptuje wniosek. Zaakceptowany wniosek trafia do Administratora pełnomocnictw, który przygotowuje pełnomocnictwa do wygenerowania, uzupełnia wymagane dane, kieruje wniosek do korekty, zaciąga opinii innych użytkowników. Wygenerowane i zweryfikowane pełnomocnictwa przekazywane są do pozyskania zatwierdzenia, gdzie są drukowane i przekazywane do podpisania. Po pozyskaniu wymaganych podpisów i załączeniu skanów, pełnomocnictwa zostają opublikowane i są dostępne w rejestrze pełnomocnictw. Umocowani otrzymują informacje o udzieleniu pełnomocnictwa i uzyskują dostęp do swoich pełnomocnictw.

Więcej arrow

Dynamicznie rozwijająca się organizacja

W organizacji udzielone pełnomocnictwa były zależne od stanowiska. Jeden z umocowanych zostaje przeniesiony na inne stanowisko, zmianę naniesiono na strukturę organizacyjną. W cyklu automatycznego wygaszenia pełnomocnictw, system wygasza pełnomocnictwo użytkownika, generuje dokument wygaszenia i wysyła informację do użytkownika. W przypadku zmian w organizacji, wnioskujący lub administrator muszą odwołać część z udzielonych pełnomocnictw. Uprawniony uruchamia proces odwołania pełnomocnictw, wskazuje pełnomocnictwa, podaje powód i generuje dokumenty odwołania. Po potwierdzeniu system automatycznie odwołuje wskazane pełnomocnictwa i informuje o tym fakcie umocowanych.

Więcej arrow
Proces wdrożenia usługi
1
Instalacja modułu w środowisku Klienta
2
Testy funkcjonalności i szkolenia w środowisku testowym
3
Konfiguracja środowiska produkcyjnego
4
Rozpoczęcie eksploatacji systemu
Masz pytania dotyczące tego modułu BPM?
Napisz do nas arrow