Usługi
Usługiarrow Bezpieczeństwo organizacyjne
Bezpieczeństwo organizacyjne

Zapewnij bezpieczeństwo organizacji. Zapewnij bezpieczeństwo informacji i ciągłość działania w perspektywie fizycznej, osobowej i teleinformatycznej. Zapewnij zgodność z wymaganiami prawnymi. Skorzystaj z audytu, usług wdrożenia, zarzadzania ryzykiem i testów oraz podnoszenia świadmości.

Ochrona Sygnalistów

Nowy obowiązek związany z ustanowieniem kanałów komunikacji i ochroną Sygnalistów wymaga od organizacji opracowania i wdrożenia procedury związanej z ochroną sygnalistów, zapewnienia otwartości na komunikacje z sygnalistami oraz zabezpieczenia odpowiedniego, bezpiecznego kanału komunikacji

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli dyrektywa o ochronie praw sygnalistów, zaczyna obowiązywać od 17 grudnia 2021 r. Zobowiązuje ona podmioty zatrudniające powyżej 250 pracowników do wdrożenia odpowiednich mechanizmów raportowania nieprawidłowości i ochrony Sygnalistów od 17 grudnia 2021 r. Podmioty zatrudniające od 50 do 249 mają ten obowiązek od 17 grudnia 2023 r. Zwracamy również uwagę na wymagania dotyczące podmiotów wykorzystujących środki UE.

Kto to jest Syganlista?

Sygnalista to osoba zgłaszające naruszenia prawa Unii w danej organizacji.
Sygnalistą może być każdy: pracownik, współpracownik, zleceniobiorca, członek zarządu, dostawca, podwykonawca, klient, praktykant.
Sygnalista to osoba zgłaszająca działanie, praktykę, stanowiące naruszenie przepisów.Sygnaliści mogą generować zgłoszenia z bardzo różnych obszarów np:
zamówień publicznych, oszustw finansowych, niezgodności prawne,  bezpieczeństwo produktów, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, ochrona konsumentów, RODO, w tym między innymi:

  • przekupstwo,
  • płatna protekcja,
  • nadużycie uprawnień przez funkcjonariusza w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej,
  • pranie brudnych pieniędzy,
  • udział w zorganizowanej przestępczości,
  • zakłócenie przetargu publicznego,
  • fałszowanie faktur ze znaczną kwotą należności,
  • oszustwo kredytowe,
Jakie wymagania musimy spełnić?

Zgodnie z unijną dyrektywą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, aby sygnalista był chroniony musi mieć uzasadnione przekonanie, że zgłasza prawdziwe informacje i dokonać zgłoszenia zgodnie z prawem. Procedura ochrony sygnalistów ma uwzględniać:

  • sposób zgłoszenia, kanały komunikacyjne i odpowiedzialności,
  • szczegółowy sposób ochrony sygnalistów,
  • sposób ochrony danych osobowych sygnalistów,
  • przebieg działań po odebraniu zgłoszenia oraz terminy realizacji działań

Naszym obowiązkiem jest ochrona sygnalistów przed represjami, dyskryminacją i niesprawiedliwym traktowaniem.

Co powinna zawierać procedura?

Procedury mają zapewniać zachowanie pełnej poufności oraz uniemożliwiać (bezpośrednio lub pośrednio) identyfikację osoby sygnalisty.
Sygnaliści muszą mieć zapewnioną możliwość zgłaszania naruszeń w sposób anonimowy w sposób pisemny lub ustny. W przypadku zgłoszeń pisemnych, niezależnie od wyboru formy komunikacji (tj. skrzynka pocztowa, dedykowany adres e-mail, system informatyczny), musi ona spełniać kryteria anonimowości i poufności.

Pracodawcy zobowiązani są podjąć działania wynikające ze zgłoszeń sygnalistów. Działania następcze mają służyć ocenie zarzutów oraz opracowaniu działań zaradczych. Działania te obejmują dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające i działania doskonalące.
Procedura ma obejmować:

  1. Opis kanałów zgłoszeń zaprojektowanych, ustanowionych i obsługiwanych w sposób zapewniający poufność i ochronę tożsamości sygnalisty.
  2. Opis wyznaczenia bezstronnych osób / ról do podejmowania działań w związku ze zgłoszeniami oraz do komunikacji z sygnalistą.
  3. Wskazanie terminów na przekazanie informacji zwrotnych (nie dłuższego jednak niż trzy miesiące od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia),
  4. Informacje na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.
Ochrona Syganilsty

Dyrektywa kładzie nacisk na przeciwdziałanie działaniom odwetowym na sygnalistę.

Sygnalista nie będzie ponosił odpowiedzialności w związku z uzyskaniem informacji będących przedmiotem zgłoszenia, jeśli takie uzyskanie nie stanowi odrębnego czynu zabronionego.

Musimy zapewnić odpowiednią ochronę danych osobowych Sygnalisty, jak i osób, których dotyczy zgłoszenie.

Mamy obowiązek zapewnienia poufności danych Sygnalisty, jeśli sobie tego życzy, lub przekazał poufne zgłoszenie.

Przed sądem lub innym organem rozpoznającym sprawę szkody, jaką poniósł sygnalista w związku z prowadzonymi wobec niego działaniami następczymi, obowiązywać będzie odwrócony ciężar dowodu.

Ochrona danych osobowych  ma się odbywać zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 i dyrektywą (UE) 2016/680 z uwzględnieniem zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych określonych w art. 5 rozporządzenia (UE) 2016/679, art. 4 dyrektywy (UE) 2016/680 i art. 4 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

Jak zapewnić bezpieczny kanał komunikacji z Sygnalistami?

Bezpieczny kanał komunikacyjny, zapewniający poufność komunikacji, a jednocześnie zapewnienie autentyczności i skuteczności w zakresie przekazywania informacji zwrotnej na temat działań następczych, nie jest wcale oczywisty.

Możemy wskazać adres e-mail jako właściwy kanał komunikacji. Możemy prosić o zaszyfrowanie wiadomości i przesłanie wiadomości w pliku. Pytanie tylko, czy rozwiązanie pierwsze jest bezpieczne, a drugie dogodne i zrozumiałe dla przeciętnego użytkownika.

Proponujemy wykorzystanie dedykowanej platformy zarządzanej niezależnie od naszych służb IT i zapeniającej odpowiedni poziom bezpieczeństwa komunikacji. Zapraszamy na stronę: sygnalizuje.com, aby sprawdzić jak działa.

 

BPM cyber
Proces wdrożenia ochrony Sygnalistów
1
Analiza obecnie funkcjonujących ról i kanałów zgłoszeniowych w obszarze zgodności i zarządzania incydentem
2
Opracowanie i wdrożenie polityki w obszarze ładu i zgodności
3
Opracowanie i wdrożenie procedury ochrony sygnalistów
4
Zapewnienie bezpiecznego kanału komunikacji
5
Budowa świadomości
Masz pytania dotyczące Sygnalistów?
Kontakt arrow