BPM Wnioski na zarząd

Procedowanie wniosków na Zarząd, zarządzanie nimi oraz informatyzacja procesu posiedzenia zarządu stanowi wyzwanie wielu organizacji borykających się z koniecznością podejmowania szybkich decyzji. Sytuacja pandemiczna sprawiła, iż automatyzacja i cyfryzacja pracy stała się wyzwaniem wielu organizacji.

Aplikacja BPM Wniosek na posiedzenie Zarządu od lat ułatwia pracę w całym procesie obsługi wniosków na posiedzenie Zarządu w kilkunastu największych spółkach w Polsce.

System automatyzuje etap składania wniosków do Biura Zarządu, opiniowanie, a także akceptację przez Biuro Zarządu. Za pomocą modułu Biuro Zarządu przygotowuje posiedzenie (agenda, lista wniosków, informacje dodatkowe). Kolejnym etapem jest przeprowadzenie posiedzenia, głosowania oraz podsumowanie i zamknięcie posiedzenia z wygenerowaniem raportu.

Cała dokumentacja i przebieg posiedzenia ma formę elektroniczną i jest nadzorowany w systemie BPM.

Bpm zarzad
Złożenie wniosku

Cały obieg procesu wniosków na posiedzenie Zarządu jest procesem w pełni konfigurowalnym na etapie wdrożenia. System znakomicie sprawdza się w organizacjach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, wielooddziałowych grupach kapitałowych i holdingach. Administrator określa wspólnie z zespołem wdrożeniowym Blue Energy ścieżkę akceptacji i zatwierdzenia wniosków oraz przebieg posiedzenia i głosowań. Działanie systemu wspiera użytkownika podczas procesu wprowadzania danych do wniosku w oparciu o dedykowany formularz elektroniczny. System dba o przejrzystość i kompletność danych, a po wypełnieniu podstawowych informacji wniosek możemy skierować do opiniowania lub do akceptacji.

Akceptacja wniosku

Przebieg akceptacji zależny jest od potrzeb Klienta i wewnętrznie przyjętego schematu postępowania z wnioskami na posiedzenie Zarządu. Mogą one przejść przez szereg akceptacji: przełożonych,  osób odpowiedzialnych z Biura Zarządu za analizę wniosków lub Członków Zarządu. Dla organizacji, w których regulamin określa sposób zatwierdzana wniosków i podpisania dokumentów w sposób tradycyjny, dajemy możliwość podpisania dokumentów na posiedzenie Zarządu za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub w sposób klasyczny (po wcześniejszym wydrukowaniu dokumentu). W systemie znajduje się szablon wydruku wniosku na posiedzenie Zarządu z możliwością jego dostosowania do potrzeb organizacji. Po zatwierdzeniu wniosku wspieramy osoby obsługujące wnioski z Biura Zarządu w kolejnych etapach procesu.

Jakie możliwości daje system po wprowadzeniu i akceptacji wniosku?
  • Możliwość przekierowania wniosków do ponownej analizy na każdym etapie procesu.
  • Do momentu rozpoczęcia posiedzenia Zarządu umożliwia Dodanie załączników i powiadomienie wybranych osób do momentu rozpoczęcia posiedzenia Zarządu.
  • Przygotowanie agendy wraz z listą wniosków na posiedzenie Zarządu.
  • Rozpoczęcia posiedzenia Zarządu w trybie online.
  • Powiadomienia wnioskujących o statusie wniosku bezpośrednio po zakończonym posiedzeniu Zarządu.
  • Wsparcie procesu raportowania w czasie trwania posiedzenia Zarządu.
  • Przygotowanie dedykowanego protokołu z posiedzenia.

Agenda, posiedzenie, głosowanie, raportowanie

Osoby uprawnione do obsługi wniosków na posiedzenie Zarządu mają dostęp do szeregu specjalnie przygotowanych zakładek.

Istnieje możliwość łatwego przeglądania wniosków z podziałem na:

  • Wnioski archiwalne,
  • Wnioski przyszłe,
  • Wnioski zaakceptowane.

Spośród wniosków zaakceptowanych, użytkownik wybiera te, które będą rozpatrywane podczas najbliższego posiedzenia.
Aplikacja zawiera możliwość opracowania agendy arządu, poprzez wskazanie porządku prac, przypisaniu wniosków oraz osób zapraszanych na posiedzenie i uprawnionych do głosowania oraz wskazanie trybu w jakim zostają podjęte decyzje.

Osoby uprawnione mają możliwość zapoznania się z agendą i dokumentami w formie elektronicznej, a po rozpoczęciu posiedzenia system generuje zadania dla wszystkich osób z Zarządu, umożliwiające podjęcie decyzji dotyczącej poszczególnych wniosków. System zapewnia zarządzanie agendą również podczas posiedzenia, a po zamknięciu posiedzenia generuje podsumowanie, a także gotowy protokół.

Wszystkie dane są zapisywane i archiwizowane przy zapewnieniu zasad poufności, dostępności, integralności i rozliczalności  dokumentów i głosowań.

Korzyści
  • Automatyzacja procesu składania wniosków.
  • Cyfryzacja i profesjonalizacja posiedzeń Zarządu i raportowania.
  • Łatwość i dostępność składania wniosków na posiedzenie Zarządu dla uprawnionych osób.
  • W pełni konfigurowalna ścieżka procesowania wniosków na posiedzenie Zarządu.
  • Pełna elastyczność akceptacji składanych wniosków przez członków Zarządu.
  • Wsparcie osób z biura Zarządu w procesie przygotowywania agendy.
  • Łatwość w powiadamianiu osób o wyniku głosowania nt. danego wniosku.
  • Możliwość przeprowadzenia głosowania na posiedzenie Zarządu w trybie jawnym lub publicznym.
  • Możliwość weryfikacji i prowadzenia archiwum z przeprowadzonych posiedzeń.
  • Pełna integracja z kalendarzem wydarzeń, gdzie informacyjnie można określić daty z terminami składania wniosków na posiedzenie Zarządu oraz terminem Posiedzenia.
  • Prosta procedura nadawania oraz odbierania uprawnień użytkownikom.
  • Sprawne dokumentowanie posiedzeń zarządu.
Chcesz zobaczyć prezentację systemu?
Skontaktuj się z nami arrow
Proces wdrożenia usługi
1
Identyfikacja głównych problemów. Dostosowanie procesu wniosku na Zarząd zgodnie z ustalonym przebiegiem w organizacji.
2
Przygotowanie konfiguracji i określenie ról systemowych.
3
Dostosowanie wydruków raportów i protokołów na posiedzenie Zarządu.
4
Przeprowadzenie szkoleń dla biura Zarządu.
Masz pytania dotyczące tego modułu BPM?
Napisz do nas arrow