Organizacja Poznaj jedno z najlepszych rozwiązań do automatyzacji i robotyzacji procesów organizacji. BPM -pozwala wyeliminować błędy, standaryzować procesy oraz zapewnić ich efektywność. Buduj ład organizacyjny, zarządzaj ryzykiem i zapewniaj zgodność z wykorzystaniem nowoczesnego systemu, stanowiącego świetne uzupełnienie systemów dziedzinowych (ERP)
- Blue Energy
-
- Oferta
-
- Oprogramowanie
-
- Organizacja
-
- Obsługa korespondencji
Obsługa korespondencji
Wiele źródeł, jedna sprawa
Często bywa, że ta sama korespondencja dociera do organizacji w wielu formach (np. najpierw skan e-mailem, później pismo w kopercie). Korespondencję mailową wystarczy przekazać na adres skrzynki BPM aby zarejestrować nowe pismo w systemie i po uzupełnieniu jego metryki uruchomić obieg. Gdy to samo pismo dociera w formie papierowej, system na podstawie nadawcy i numeru podpowiada, iż prawdopodobnie jest to duplikat pisma, które jest już w obiegu. Wystarczy wtedy wersję papierową zarejestrować ad acta i zakończyć proces.
Obieg – elastyczność i standaryzacja
Korespondencja przychodząca rejestrowana jest w kancelarii (lub przez dowolnego użytkownika, który samodzielnie dostaje pismo), a następnie kierowana do odpowiedniej komórki organizacyjnej/osoby, która decyduje o dalszych działaniach (z opcjonalnym powiadomieniem innych zainteresowanych sprawą). Następnie wyznaczana jest osoba odpowiedzialna, której zadaniem jest przeanalizować korespondencję i podjąć stosowną akcję. Może to być przekazanie innej osobie, zakończenie postępowania i poinformowanie zainteresowanych osób lub przejście do udzielenia odpowiedzi. W przypadku integracji z innymi modułami (np. faktura kosztowa, kontrole zewnętrzne, itp.), po wskazaniu konkretnego rodzaju pisma uruchamiany jest dedykowany, ustrukturyzowany obieg (np. rejestracji i dekretacji faktury).
Jeśli pismo dotyczy sprawy wymagającej odpowiedzi uruchamiany jest proces opracowania korespondencji wychodzącej. W procesie tym, osoba odpowiedzialna za odpowiedź opracowuje pismo wychodzące korzystając z szablonu, który automatycznie uzupełniany jest danymi kontrahenta (odbiorcy). Pismo to może skierować do zaopiniowania oraz akceptacji wybranym osobom i na koniec pracy przekazać uprawionej osobie lub samodzielnie podpisać podpisem elektronicznym. Tak przygotowany dokument trafia do kancelarii, gdzie jest nadawany, a jego skan (jeśli mamy do czynienia z wersją papierową) archiwizowany jest w systemie.
Moduł automatycznie rejestruje wstępnie wszystkie dokumenty zeskanowane do odpowiedniego katalogu. Wersja papierowa pisma może zostać od razu zarchiwizowana, a do obiegu trafia wersja elektroniczna. Dokumenty te mogą być dodatkowo opatrzone kodami kreskowymi, co umożliwia skanowanie dużych pakietów dokumentów (system automatycznie rozdziela je po kodach i tworzy osobne sprawy). Dodatkowo, dokumenty mogą być rozpoznawane przez oprogramowanie OCR, co ułatwia uzupełnianie metryki korespondencji (wystarczy podczas rejestracji skopiować wybrane fragmenty pisma do odpowiednich pól). W celu usprawnienia archiwizacji dokumentów, również korespondencja wychodząca może być oznaczana kodami kreskowymi (umieszczanymi w opracowywanym piśmie lub po wysyłce). Ponadto system zapewnia raporty zbiorcze ułatwiające przekazanie poszczególnych dokumentów do archiwum i postępowanie z nimi zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
Wielokrotnie bywa tak, że dana sprawa nie kończy się na jednej wymianie korespondencji. Dlatego nasz moduł umożliwia grupowanie korespondencji w sprawy. Metryka sprawy zawiera nie tylko powiązania z poszczególnymi pismami/wiadomościami, ale również informacje ułatwiające dekretację kolejnych pism jej dotyczących. Ponadto, zarówno korespondencję, jak i całą sprawę można wiązać ze wsystkimi innymi obiektami przechowywanymi w systemie (np. powiązanie reklamacji z punktem świadczenia usługi, umową, czy audytem zewnetrznym).
Dzięki zunifikowanemu rejestrowi kontrahentów, który wykorzystywany jest przez wszystkie moduły, możliwe jest także analizowanie powiązań pomiędzy poszczególnymi sprawami i łączenie oraz scalanie danych dotyczących nadawców pism. Niejednokrotnie w tej samej sprawie kontaktują się z organizacją różne osoby, lub ta sama osoba raz wysyła pismo pocztą, a później wiadomość e-mail z nowego adresu. Dzięki wsparciu systemu znacznie łatwiej można takie pisma ze sobą powiązać i odnieść je do konkretnej sprawy i nadawcy.
- Eliminacja papieru. Digitalizacja pism przychodzących gwarantuje, że już nigdy pismo nie zaginie w organizacji i nie zagubi się w czyjejś szufladzie.
- Terminowa odpowiedź. Wyznaczanie terminów i mechanizm przypomnień drastycznie redukuje ilość spraw niezałatwionych w terminie.
- Jasne powiązania. Grupowanie w sprawy oraz możliwość tworzenia powiązań ułatwia wdrożenie się w temat danej korespondencji i zbadanie historii wcześniejszej komunikacji.
- Automatyczna dekretacja. Wskazanie sprawy podpowiada sposób dekretacji oraz osoby powiadamianie i nie trzeba analizować kolejnych pism od nowa.
- Szybkie i sprawne opracowywanie pism wychodzących. Opiniowanie i praca grupowa znacznie usprawniają i przyspieszają przygotowanie odpowiedzi, a szablony korespondencji wychodzącej pomagają dbać o wizerunek organizacji w oczach kontrahentów.
Powiązane artykuły na blogu
Krajowy System Cyberbezpieczeństwa to wymagania dla operatorów usług kluczowych oraz usług cyfrowych. Czym są te wymagania opisane w dość oszczędny sposób w Ustawie? Co mówi sama ustawa o tym jak zapewnić bezpieczeństwo i ciągłość realizacji usług kluczowych?
Częstym problemem organizacji jest zapewnienie efektywnego i gwarantującego właściwą rozliczalność kanału komunikacji wewnętrznej, np. związanej z realizacją praw podmiotów danych, czy zgłaszaniem i obsługą naruszeń ochrony danych osobowych
Ile faktycznie zajmuje identyfikacja i realizacja praw podmiotu danych? Czy nasz rejestr czynności wspiera realizację praw? Czy potrafimy automatyzować procesy realizacji praw podmiotu danych?
